Ich persönlich hasse nichts mehr, als wenn ich viel zu tun habe, dann zu einer dringenden Besprechung muss und schon in den ersten 10 Minuten weiß, dass ich hier nur meine Zeit vergeude. Kennst du solche Besprechungen auch?

Als junge Führungskraft habe ich von meinem Chef die Leitung der monatlichen Meisterrunde übernommen. In dieser Besprechung saßen rund 15 Meister (oder Vorarbeiter) aus allen Abteilungen des Betriebes. Ziel der Besprechung war es den Meistern wichtige Informationen zukommen zu lassen, die monatlichen Kennzahlen zu besprechen und aktuelle Probleme zu diskutieren und Lösungen auszuarbeiten. Dazu gab es eine Agenda und ein Protokoll, in das der aktuelle Stand aller Projekte und Themen eingetragen wurde. So weit so gut.

Damit war diese Besprechung schon mal deutlich besser strukturiert, als die meisten anderen Besprechungen, an denen ich so im Laufe eines Monats teilgenommen habe. Trotzdem lief noch einiges schief:

• Je nachdem wie viele und welche Teilnehmer anwesend waren, dauerte die Besprechung schon mal locker 3 Stunden.
• Über manche Themen wurde heiß und ausdauernd diskutiert, ohne dass man sich einig wurde. Dabei ging es oft um Themen, die gar nicht für alle Teilnehmer interessant waren, so dass die Meisten in dieser Zeit gelangweilt rumsaßen.
• Außerdem gab es im Protokoll eine Vielzahl von Projekten, die schon seit Monaten im Protokoll standen, bei denen sich aber einfach nichts tat.

Nachdem ich mir das ein paar Monate angeschaut hatte, habe ich einige kleine Änderungen vorgenommen, um die Besprechungen effizienter zu gestalten. Diese haben dazu geführt, dass die Besprechung in der Regel nach 1,5 Stunden um war und die Liste der offenen Punkte deutlich kürzer wurde.

Wie ich das geschafft habe? Mit 3 einfachen Schritten...

Langwierige Besprechungen, die kein Ergebnis bringen, kosten Tausende von Menschen Woche für Woche unnötige Zeit. In dieser Zeit bleiben dringende Projekte liegen, Kundenanfragen bleiben unbeantwortet und wichtige Aufgaben werden immer weiter nach hinten verschoben. Mit Besprechungen alleine verdient keine Firma Geld. Besprechungen sollten also immer so strukturiert sein, dass sie für alle Teilnehmer einen echten Nutzen bringen. Mit diesen 3 Schritten schaffst du es, deine Besprechungen so effizient zu gestalten, dass sie einen Nutzen bringen und dass die Teilnehmer danach motiviert weitermachen.

1. SCHRITT: VORBEREITUNG

Lege fest, was das Ziel der Besprechung ist.

• Erstelle eine Agenda und versende diese mit der Einladung oder rechtzeitig vor der Besprechung. Und nein, am selben Tag ist nicht rechtzeitig!
• Lade nur die Personen ein, die wirklich erforderlich sind.
• Wenn es Personen gibt, für die nur ein Thema der Agenda wichtig ist, lade diese Personen ein als Experten zu diesem Thema dazuzukommen. Ist das Thema abgeschlossen, können diese wieder ihren anderen wichtigen Aufgaben nachgehen.
• Wenn eine spezielle Vorbereitung der Teilnehmer/innen notwendig ist, schreibe konkret in die Einladung, wer was vorzubereiten hat.

2. SCHRITT: BESPRECHUNGSREGELN FESTLEGEN

Sag den Teilnehmern zu Beginn der Besprechung, dass du diese und zukünftige Besprechungen effizienter gestalten willst, damit keiner unnötig Zeit verliert. Und dass du für das Erreichen Besprechungsregeln vorbereitet hast, die du nun vorstellen wirst und die gerne noch gemeinsam optimiert werden können.

Besprechungsregeln:

• Jeder Teilnehmer bereitet sich entsprechend der Einladung und der Agenda gut auf die Besprechung vor. Ist jemand nicht vorbereitet wird die Besprechung beendet und ein neuer Termin festgelegt. Das passiert in der Regel nur 1 bis 2 Mal, weil es für die unvorbereiteten Person, furchtbar unangenehm ist, wenn du ihretwegen die Besprechung beendest, bevor sie richtig angefangen hat.
• Alle erscheinen pünktlich.
• Zu Beginn wird festgelegt, wer das Protokoll schreibt.
• Während der Besprechung werden keine E-Mails gecheckt und es wird nicht telefoniert.
• Alle Teilnehmer fassen sich möglichst kurz und versuchen ihre Themen auf den Punkt zu bringen. Schweift jemand zu weit aus, weist der Moderator (das bist du) darauf hin und bittet denjenigen zum Punkt zu kommen.
• Grundsätzlich lässt jeder den anderen ausreden und vermeidet es, jemandem ins Wort zu fallen. Lediglich der Moderator greift ein, wenn die Diskussion aus dem Ruder zu laufen droht.
• Zunächst werden die Punkte der Agenda abgearbeitet, anschließend hat jeder kurz die Möglichkeit neue Punkte einzubringen.

Du kannst diese Regeln natürlich beliebig erweitern oder verändern. Je nachdem wie die Besprechungskultur in deiner Firma aussieht, sind mehr oder weniger Regeln notwendig.

3. SCHRITT: KONSEQUENT SEIN

Halte alle Punkte unter Schritt 1 und 2 konsequent ein, auch wenn es anfangs mehr Arbeit für dich ist. Das wird sich später auszahlen. Sorge dafür, dass sich alle an die festgelegten Regeln halten. Das wird anfangs sicher schwierig und zu einigen unangenehmen Situationen führen. Aber wenn du es schaffst konsequent zu bleiben, wird das nach ein paar Terminen zum Selbstläufer.

Los geht's! Eine Checkliste mit den 3 Schritten für effiziente Besprechungen können Sie sich hier herunterladen.