2 ½ einfache Zeitmanagement-Tipps für Führungskräfte, die wenig Zeit haben

Hand aufs Herz, wieviel Zeit verbringen Sie als Führungskraft täglich mit dem Lesen und Bearbeiten von E-Mails?

Sie haben keine Ahnung, aber die tägliche E-Mail-Flut kostet Sie definitiv zu viel Zeit? Aber ohne E-Mails ist die berufliche Kommunikation kaum vorstellbar und oft sind E-Mails einfach praktisch und helfen Zeit zu sparen. Doch sie können auch Unmengen an Zeit kosten, wenn Sie kein effizientes E-Mail-Management haben.  

Die Einführung eines E-Mail-Managements hat gleich mehrere Vorteile:

1.      Sie sparen Zeit.

2.      Es geht Ihnen keine wichtige E-Mail mehr unter.

3.      Sie arbeiten fokussierter.

Diese 3 Prinzipien für ein besseres E-Mail-Management, helfen Ihnen Zeit zu sparen und den täglichen Stress zu reduzieren

1. Legen Sie E-Mail-Öffnungszeiten fest

Lesen Sie Ihre E-Mails nur 3mal pro Tag, zu festgelegten Uhrzeiten und schalten Sie die Benachrichtigungen für E-Mails aus. So vermeiden Sie es, in Ihrer Arbeit permanent durch eingehende E-Mails gestört und unterbrochen zu werden.

Jede Störung reduziert unsere Konzentrationsfähigkeit und es kommt zum sogenannten Sägeblatt-Effekt. Wir verlieren nicht nur die Zeit, die wir für das Lesen der E-Mail brauchen, sondern auch die Zeit, die wir benötigen, um uns wieder auf unsere ursprüngliche Tätigkeit zu fokussieren. Durch viele Unterbrechungen arbeiten wir langsamer, können uns schlechter konzentrieren und machen mehr Fehler.

Jetzt denken Sie vielleicht „Ja, aber was ist, wenn es eine dringende E-Mail ist, auf die ich sofort reagieren muss.“ Ganz ehrlich, wenn Sie nicht gerade in einem Krankenhaus als Arzt in der Notaufnahme arbeiten, was ist wirklich so dringend, dass es nicht einen halben Tag warten kann? Die meisten Dinge werden nur von anderen Leuten „dringend gemacht“. Und sollte es wirklich einmal brennen, bin ich sicher, dass jemand in Ihr Büro gerannt kommen und sie informieren wird.

2. Schreiben Sie so wenige E-Mails, wie irgend möglich

Viele Menschen schreiben für jede Kleinigkeit eine E-Mail und manchmal gehen 10 E-Mails hin- und her für ein Thema das am Telefon in 5 Minuten geklärt gewesen wäre. Oft mit der Begründung, dass man sich absichern will, oder damit man es dokumentiert hat. Und „optimaler Weise“ werden dann noch 12 Leute in „cc“ gesetzt, die eigentlich nichts mit dem Thema zu tun haben. Kommt Ihnen bekannt vor? Aber wie sieht die Lösung aus?

• Klären Sie Alles in einem telefonischen oder persönlichen Gespräch und beenden Sie das Gespräch mit dem Vorschlag, das Besprochene in einer E-Mail kurz zusammenzufassen und an Ihren Gesprächspartner zu senden. So haben Sie alles Wichtige dokumentiert, ohne unnötigen E-Mail-Verkehr zu verursachen.
• Antworten Sie auf E-Mails möglichst nicht per E-Mail, sondern rufen Sie die Person kurz an.
• Fordern Sie andere auf den großen „cc“-Verteiler wegzulassen und nur die Leute in “cc“ zu setzen, die die Informationen für Ihre Arbeit dringend benötigen. Schlagen Sie im Zweifelsfall eine Besprechung oder ein persönliches Meeting vor. Als Begründung können Sie die E-Mail-Flut und den Zeitstress heranziehen, die meisten Menschen haben das gleiche Problem und sind für eine Lösung offen.

3. Fassen Sie jede E-Mail nur einmal an

Wenn Sie Ihre E-Mails zu den festgelegten Zeiten öffnen, entscheiden Sie für jede E-Mail sofort ob Sie die E-Mail löschen können, ob Sie die Mail archivieren wollen, oder ob Sie aktiv werden müssen. Wenn Sie aktiv werden müssen gibt es 3 Möglichkeiten:

• Sie delegieren die Aufgabe und leiten die Mail weiter.
• Sie bearbeiten und beantworten die Mail sofort.
• Sie notieren sich die Aufgabe mit einem Termin in Ihrer To-Do-Liste.

E-Mails bei denen Sie nicht aktiv werden müssen, können Sie direkt löschen oder archivieren. Ich habe mir verschiedene Ordner zum Archivieren von E-Mails angelegt, die für mich wichtige Informationen enthalten, wie beispielsweise die Ordner „wichtige Kundenmails“, „interessante Newsletter“, oder „Anmeldedaten und –links“.

Das Führen einer To-Do-Liste hat viele Vorteile. Sie entlastet unser Gehirn, wir können fokussierter arbeiten, sie reduziert den gefühlten Stress und aktiviert unser Belohnungssystem bei jeder Aufgabe die wir abhaken. Die To-Do-Liste ist der einfachste Zeitmanagement-Tipp.

Eigentlich logisch. Trotzdem führen viele Menschen keine To-Do Liste, weil es ihnen zu aufwendig ist. Dabei kostet das Führen einer To-Do-Liste, wenn man es richtig macht, nicht mehr als 10 Minuten am Tag - also sehr wenig Zeit. Und so geht’s:

• Nutzen Sie für Ihre To-Do-Liste die App Todoist, diese können Sie auf dem Smartphone und dem Rechner benutzen.
• Entscheiden Sie bei jeder neuen Aufgabe, ob sie wichtig ist, oder nicht. Wichtige Aufgaben terminieren Sie sofort und alle Aufgaben, die nicht terminrelevant sind sammeln Sie in einem Aufgabenpool. Diese Aufgaben delegieren Sie dann oder arbeiten Sie ab, wenn Sie Zeit haben. Bei Aufgaben die lange im Aufgabenpool liegen, sollten Sie sich fragen, ob Sie diese nicht auch einfach löschen können.
• Legen Sie für jede terminierte Aufgabe die Priorität fest:

          Prio 1 (rot) – dringend und wichtig

          Prio 2 (gelb) – dringend

          Prio 3 (blau)  -  wichtig

Die To-Do-Liste ist Ihre Grobplanung, hier tragen Sie alle Aufgaben ein, die Sie zu erledigen haben.  Wenn Sie Ihre Tagesplanung machen, wählen sie aus dieser Liste Ihre wichtigste Aufgabe des Tages, sowie bis zu fünf weitere wichtige Aufgaben aus.

Extra-Tipp: Ich empfehle Ihnen, einfach die von mir vorgeschlagene App zu nutzen (auf Ihrem Rechner können Sie dies im Browser tun, für Ihr Smartphone empfehle ich die App) und nicht weiter zu recherchieren. Ansonsten haben Sie in 2 Monaten viel Zeit im Internet verbracht und trotzdem noch keine funktionierende To-Do-Liste 😉

Der wichtigste Faktor für ein gelungenes Zeitmanagement ist das MACHEN. Deswegen fangen Sie am besten direkt jetzt mit den 2 1/2 Tipps und Ihrer neuen Tagesplanung an, laden Sie sich dazu die Vorlage herunter und drucken sich diese aus. Im Laufe der Woche können Sie dann Schritt für Schritt die weiteren Tipps umsetzen.