Spitzen-Führungskräfte fördern mit diesen Führungsinstrumenten die Motivation und Selbstverantwortung ihrer Mitarbeiter

I.   WARUM ES WICHTIG IST DIE SELBSTEVERANTWORTUNG DEINER MITARBEITER ZU FÖRDERN

II.   DIE 3 WICHTIGSTEN FÜHRUNGSINSTRUMENTE UM DIE MOTIVATION UND SELBSTVERANTWORTUNG ZU FÖRDERN

Gott sei Dank ist es gar nicht so schwer, mit den richtigen Führungsinstrumenten die Motivation und die Selbstverantwortung deiner Mitarbeiter zu fördern. Du musst nur diese 3 Führungsinstrumente nutzen: 

1.  Beziehe deine Mitarbeiter in Entscheidungen mit ein

2.  Delegiere Aufgaben nach dem 5 Stufen-System

3.  Nutze Feedback und Lob um die Motivation zu fördern

1. Beziehe deine Mitarbeiter in Entscheidungen mit ein

Es gibt grundsätzlich 3 Arten, wie du als Chef eine Entscheidung treffen kannst:

a) Ich-Entscheidung

Bei der Ich-Entscheidung triffst du alleine die Entscheidung, ohne Rücksprache oder Diskussion mit deinen Mitarbeitern. Um auch bei einer Ich-Entscheidung das Team mit einzubinden, solltest du ihnen deine Entscheidung begründen und erklären.

b) Ihr-Ich-Entscheidung

Bei der Ihr-Ich-Entscheidung fragst du deine Mitarbeiter nach deren Meinung. Ihr besprecht euch und diskutiert verschiedene Lösungen oder Möglichkeiten. Am Ende triffst du als Chef die Entscheidung.

c) Wir-Entscheidung

Bei der Wir-Entscheidung trefft ihr die Entscheidung gemeinsam, deine Meinung als Chef zählt hier nicht mehr als die Meinung deiner Mitarbeiter. Du kannst die Wir-Entscheidung auch alleine deinen Mitarbeitern überlassen, ohne dass du dich einmischst. Wichtig ist hier, dass du die Entscheidung deiner Mitarbeiter trotzdem mitträgst – auch wenn sie in deinen Augen falsch war.

Aber woher weißt du jetzt wann, welche Entscheidungsart sinnvoll ist? Das hängt von 3 Faktoren ab:

• der Qualität der Entscheidung
• dem Zeitfaktor und
• der Identifikation der Mitarbeiter

Du findest, das hört sich ganz schön kompliziert an? Keine Sorge, das ist es nicht.

Hier findest du eine Tabelle, mit der du ganz leicht entscheiden kannst, welche Art der Entscheidung sinnvoll ist.

Um die Qualität der Entscheidung zu bestimmen fragst du dich einfach:

„Wie wichtig sind die Auswirkungen dieser Entscheidung?“

Sind die Auswirkungen hoch, weil zum Beispiel bei einer Fehlentscheidung hohe Kosten entstehen können, dann ist die Qualität hoch. Sind die Folgen der Entscheidung überschaubar, so ist die Qualität niedrig.

Der Zeitfaktor ergibt sich daraus, wie viel Zeit du hast, um die Entscheidung zu treffen. Wenn es brennt, hast du keine Zeit um zu diskutieren, dann musst du handeln. Wenn ein Prozess optimiert werden soll, ist es sinnvoll in Ruhe alle Möglichkeiten zu besprechen und zu diskutieren. Nur so könnt ihr die beste Lösung finden.

Die Identifikation der Mitarbeiter ergibt sich aus der Frage: Wie wichtig ist es, dass deine Mitarbeiter die Entscheidung mittragen? Wenn die Mitarbeiter gar nicht oder kaum von der Entscheidung betroffen sind, macht es keinen Sinn sie detailliert einzubinden. Müssen deine Mitarbeiter täglich mit den Konsequenzen einer Entscheidung leben, solltest du sie besser intensiv einbinden. So vermeidest du eine Abwehrhaltung und spätere Vorwürfe.

Zusammenfassend kann man sagen, dass das Einbeziehen deiner Mitarbeiter in Entscheidungen für dich 3 konkrete Vorteile hat:

• Es fördert die Motivation und das Engagement deiner Mitarbeiter, weil sie sich ernstgenommen und wertgeschätzt fühlen.
• Du kannst gemeinsam mit deinen Mitarbeitern bessere Entscheidungen treffen, weil sie ihr Wissen und ihre Erfahrung einbringen.
• Du förderst ihre Selbstverantwortung und verschaffst dir so langfristig mehr Zeit.

2. Delegiere Aufgaben nach dem 5 Stufen-System

Richtiges Delegieren ist gar nicht so einfach:

Du musst entscheiden, welche Aufgaben du delegieren kannst und welche du besser selbst erledigst.

Du musst entscheiden, ob du nur eine Aufgabe delegieren willst oder ob du einem Mitarbeiter Verantwortung übergeben willst.

Du musst darauf achten, deine Mitarbeiter nicht mit zu schwierigen Aufgaben zu überfordern. Unterfordert will aber dauerhaft auch niemand sein, sonst kommt Langeweile und Frustration auf.

Du fragst dich vielleicht, ob du darauf vertrauen kannst, dass dein Mitarbeiter die Aufgabe vernünftig erledigt oder ob du zwischendurch doch kontrollieren solltest. Aber du willst auch nicht, dass dein Mitarbeiter sich zu sehr kontrolliert fühlt. Vielleicht hast du auch schon mal eine Aufgabe delegiert, musstest dich am Ende aber doch wieder selbst drum kümmern, weil es einfach nicht lief. Doch damit ist jetzt Schluss.

Mit dem 5 Stufen-Modell schaffst du es, dass deine Mitarbeiter die Aufgaben genauso gut erledigen wie du - und vielleicht sogar noch besser ;-)

Stufe I: Umsetzung

Die Aufgabe wird durch den Mitarbeiter nach deinen konkreten und detaillierten Vorgaben umgesetzt. Dazu definierst du möglichst genau, was zu tun ist und wie es zu tun ist.

Stufe II: gemeinsames Erarbeiten

Du erklärst deinem Mitarbeiter das Ziel oder die Aufgabe und ihr erarbeitet gemeinsam die Lösung. Frag deinen Mitarbeiter dazu nach seiner Meinung und seiner Erfahrung. Eventuell brauchst du dabei ein bisschen Geduld. Manche Mitarbeiter trauen sich anfangs nicht die eigene Meinung zu äußern.

Stufe III: eigenständiges Erarbeiten

Du erklärst deinem Mitarbeiter das Ziel, die Aufgabe oder das gewünschte Ergebnis. Dein Mitarbeiter überlegt sich, wie er die Aufgabe am besten ausführt oder welche Lösungsmöglichkeiten es für ein Problem gibt. Vor der Umsetzung bespricht er diese mit dir und holt sich deine Rückmeldung.

Stufe IV: Entscheiden mit Rückmeldung

Du übergibst deinem Mitarbeiter die Verantwortung für einen definierten Bereich. Das kann die Lösung eines Problems, eine besondere Aufgabe, ein Aufgabenbereich, ein Teilprojekt, oder auch ein größeres Projekt sein. Innerhalb dieses Verantwortungsbereiches handelt dein Mitarbeiter eigenverantwortlich und gibt dir lediglich ab und an eine kurze Rückmeldung über den Stand der Dinge.

Stufe V: Entscheiden ohne Rückmeldung

Diese Stufe entspricht der Stufe IV. Allerdings erhältst du hier keine regelmäßige Rückmeldung mehr. Der Mitarbeiter handelt eigenverantwortlich und wendet sich lediglich an dich, wenn er mit einem Problem nicht weiter kommt.

Auf welche der 5 Arten du delegieren kannst, ist abhängig vom

• Schwierigkeitsgrad der Aufgabe und
• den Fähigkeiten des Mitarbeiters

Bei jeder Aufgabe, die du delegieren willst, musst du dir also überlegen, wie anspruchsvoll sie ist und welche Fähigkeiten der jeweilige Mitarbeiter hat.

Dazu findest du hier eine Schritt-für Schritt-Anleitung, mit der du es schaffst Aufgaben so zu delegieren, dass deine Mitarbeiter sie genauso gut erledigen wie du. - Und vielleicht sogar noch besser ;-)

3. Nutze Feedback und Lob als Führungsinstrument um die Motivation zu fördern

Feedback geben und loben, das hört sich ja eigentlich einfach an. Trotzdem fällt es vielen Führungskräften schwer. Weil die Zeit fehlt, weil sie nicht genau wissen, wie sie richtig Feedback geben oder weil sie denken „Wofür soll ich denn loben? Die Mitarbeiter werden doch dafür bezahlt, dass sie ihre Arbeit machen.“

Lob und Feedback wird von vielen Chefs viel zu selten genutzt, dabei kostet es nichts und bringt viel.

Wie lobe ich meine Mitarbeiter richtig?

Lob ist ein Zeichen von Anerkennung und Wertschätzung und daher ein wichtiges Führungsinstrument für Motivation der Mitarbeiter. Denn damit zeigst du ihnen, dass dir gute Leistungen auffallen und dass du ihre Arbeit zu schätzen weißt. 

Aufrichtig anerkennen: Ehrlichkeit ist die wichtigste Zutat eines motivierenden Lobs. Du musst die lobenden Worte genau so meinen, wie du sie sagst. Loben um des Lobens willen ist in aller Regel kontraproduktiv. Der Mitarbeiter spürt die Diskrepanz zwischen Aussage und Gefühl sehr genau. Leicht vermutet er dann, dass du irgendwelche Hintergedanken hast. Zum Beispiel, dass du ihn durch das Lob auf eine unangenehme Aufgabe oder auf Kritik vorbereiten willst.

Erklärend loben: Deinem Mitarbeiter sollte genau klar werden, für welche Leistung oder welches Verhalten er gelobt wird, und aus welchen Gründen du diese als besonders ansieht. Damit erhält er eine Vorlage für gewünschtes Verhalten, an der er sich orientieren kann. Gleichzeitig drückst du so Anerkennung für seine  Leistung aus.

Über Selbstverständlichkeiten schweigen: Für Aufgaben, die den Mitarbeiter nicht fordern, solltest du niemals Lob verteilen. Denn dadurch könnte der Mitarbeiter sich in seiner Intelligenz beleidigt fühlen. Ein als Reaktion auf eine solide gelöste Routineaufgabe hingeworfenes „Gut gemacht“ mag gut gemeint sein, kommt beim Mitarbeiter aber nicht unbedingt gut an. Ein ehrliches „Danke“ reicht vollkommen aus.

Nur Spitzenleistungen öffentlich loben: Ein öffentliches Lob wirkt besonders stark. Trotzdem ist es immer heikel, die Leistung eines Mitarbeiters vor seinen Kollegen zu loben. Es besteht die Gefahr, dass eine ähnliche oder noch bessere Leistung eines anderen Mitarbeiters übersehen wird oder in der Vergangenheit übersehen wurde. Dadurch kann Neid entstehen und das Gefühl, ungerecht behandelt zu werden. Es gilt: Die Leistung eines Mitarbeiters nur dann vor seinen Kollegen herausheben, wenn diese ebenfalls offensichtlich der Meinung sind, dass er etwas Herausragendes geleistet hat.

Niemals Lob mit Kritik vermischen: Ein Lob sollte immer alleine stehen und nicht dafür genutzt werden den Mitarbeiter gleichzeitig zu kritisieren. Ansonsten verpufft die positive Wirkung des Lobs komplett und dein Mitarbeiter bekommt schnell den Eindruck, dass dein Fokus nur auf den negativen Dingen liegt.

Wie gebe ich konstruktives Feedback?

Viele Führungskräfte halten Feedback für eine Mischung aus Lob und Kritik, doch das ist falsch. Es geht beim Feedback darum, zu einer konkreten Aufgabe, einem Verhalten oder einer Arbeitsweise eine Rückmeldung zu geben. Wesentlich ist, dass es beim Feedback um eine Verbesserung geht, das heißt der Ausgangszustand ist bereits gut, es gibt aber noch Potenzial nach oben.

Ziel des Feedbacks ist es, jemandem Möglichkeiten aufzuzeigen sich weiterzuentwickeln. Es dient als Führungsinstrument um die Motivation fördern, das Selbstbewusstsein stärken und zur Weiterentwicklung anregen.   

Der Feedback-Burger ist eine einfache Methode um konstruktives, motivierendes Feedback zu geben:

Beim Feedback-Burger benennt man zunächst einen besonders positiven Aspekt und dann das Verbesserungspotenzial. Für die Beschreibung des Verbesserungspotenzials kann man sehr gut die BWV –Vorgehensweise nutzen:

Beobachtung – du beschreibst, was du konkret beobachtet hast

Wirkung – du beschreibst, wie das Beobachtete auf dich gewirkt hat

Vorschlag – du machst einen Vorschlag, wie man es besser machen könnte

Abschließend beschreibt man, wie der positive Gesamteindruck war. Ich möchte hier nochmal deutlich sagen, es geht nicht um versteckte Kritik, sondern um das Aufzeigen von Verbesserungs- oder Entwicklungspotenzial.

Hier ein Beispiel dazu:

Der Chef hat einen Mitarbeiter darum gebeten, die Ergebnisse aus einem Projekt vorzustellen. Herr Müller, ich würde ihnen gerne ein kurzes Feedback zu Ihrer Präsentation heute Morgen geben, wenn Sie gerade Zeit haben.

1. positive Details : Mir hat an Ihrer Auswertung gefallen, dass Sie sehr ins Detail gegangen sind.

2. Verbesserungspotenzial: Ich finde Sie haben dazu aber recht viele Tabellen genutzt. (Beobachtung) Das wirkte auf mich etwas unübersichtlich. (Wirkung) Vielleicht könnten Sie beim nächsten Mal etwas mehr Grafiken einbauen. So bekommen auch Zuhörer, die nicht so tief im Thema sind, leichter einen Überblick. (Vorschlag)

3. Gesamteindruck: Insgesamt fand ich Ihre Präsentation aber sehr gut, Sie haben souverän vorgetragen und die Präsentation war gut strukturiert.

Hier kannst du dir den Feedback-Burger als Vorlage herunterladen, damit du deinen Mitarbeitern zukünftig motivierendes und konstruktives Feedback geben kannst.

III.   DIE 3 GRÖßTEN FEHLER, DIE DU UNBEDINGT VERMEIDEN SOLLTEST

1.     Du konzentrierst dich auf das was schlecht läuft

Schon in der Schule lernen wir uns auf die Fehler zu fokussieren, ohne uns dabei über das zu freuen, was schon gut ist. Und im Berufsleben geht es genau so weiter. Es geht immer darum besser zu werden und alles zu optimieren. Das ist auch grundsätzlich nicht verkehrt, leider vergessen wir dabei oft wertzuschätzen, was wir schon erreicht haben.  

Als Produktionsleiterin habe ich jeden Freitag einen kurzen Wochenrückblick gemacht und mir dazu 2 Fragen gestellt:

• Was ist diese Woche gut gelaufen und wer hat dazu beigetragen?
• Was habe ich diese Woche gut gemacht und was hätte ich besser machen können?

Probier das gerne mal für ein paar Wochen selbst aus.

2.     Du erwartest zu viel von deinen Mitarbeitern

Als ich 2016 Geschäftsführerin wurde, musste ich feststellen, dass einige meiner Mitarbeiter es nicht gewohnt waren, auch nur die kleinste Entscheidung selbst zu treffen. Dies hatte meine Vorgängerin immer für sie übernommen, obwohl die Mitarbeiter fachlich sehr wohl in der Lage gewesen wären eigenständig Entscheidungen zu treffen.

Hätte ich jetzt einfach Aufgaben delegiert und von ihnen verlangt Verantwortung zu übernehmen, wären die Mitarbeiter damit überfordert gewesen. Insgesamt hat es ein gutes halbes Jahr gedauert, bis ich Aufgaben problemlos an meine Mitarbeiter delegieren konnte, ohne dass sie zwischendurch immer wieder in mein Büro kamen, ums sich zu vergewissern, dass sie es richtig machen. Aber dann lief es super.

Achte also darauf nicht zu viel zu verlangen und deine Mitarbeiter damit zu überfordern. Im Zweifelsfall ist es besser, die Mitarbeiter einfach zu fragen, ob alles ok ist, oder ob sie gerne mehr oder weniger Verantwortung übernehmen würden.

3.     Du gibst deinen Mitarbeitern zu wenig Informationen

Ein Fehler der vielen Führungskräften im Alltagsstress passiert ist, dass sie ihre Mitarbeiter über aktuelle Entwicklungen, Projekte oder Herausforderungen zu wenig informieren. Das führt bei den Mitarbeitern langfristig zu Demotivation und Frustration, weil sie deine Entscheidungen oder die Entscheidungen des Unternehmens nicht verstehen und nicht nachvollziehen können.

Besonders deutlich zeigt sich das in Krisenzeiten.

Als ich noch Produktionsleiterin war hatten wir zwei wirtschaftlich ziemlich schwierige Jahre hintereinander, so dass wir Kurzarbeit beantragen mussten und die Gefahr bestand, dass wir Mitarbeiter entlassen müssen. In dieser Zeit habe ich jeden Freitag alle 85 Mitarbeiter zusammengerufen und ihnen eine kurze Info über den aktuellen Stand gegeben – auch dann, wenn ich nichts Neues zu berichten hatte. Dann war ich halt nach 10 Minuten fertig.

Häufig steigen in Unternehmen in solchen Krisenzeiten die Fehlerquote und der Krankenstand, weil die Mitarbeiter verunsichert, gestresst und mit ihren Gedanken woanders sind.  Dies war bei uns nicht der Fall, weil wir der Verunsicherung, den Sorgen und dem Stress durch offene und klare Kommunikation so gut wie möglich entgegengewirkt haben.



IV.   AUF DEN PUNKT GEBRACHT

Als Führungskraft kannst du zwar nicht alles beeinflussen, aber du hast es in der Hand Rahmenbedingungen zu schaffen, die Spitzenleistungen möglich machen.

Wenn du dir also mehr Zeit wünschst und engagierte Mitarbeiter, die auch mal über den Tellerrand hinaus mittdenken, dann helfen dir diese 3 Führungsinstrumente für Motivation und Selbstverantwortung dabei, genau das  zu erreichen:

1.     Beziehe deine Mitarbeiter in Entscheidungen mit ein

Indem du deine Mitarbeiter bei Entscheidungen nach ihrer Meinung fragst, verschiedene Ideen mit ihnen diskutiert und sie stärker einbeziehst, förderst du ihre Selbstverantwortung, das Mitdenken und ihre Motivation.

2.     Delegiere Aufgaben nach dem 5 Stufen-System

Mit dem 5 Stufen-System schaffst du es Aufgaben so zu delegieren, dass deine Mitarbeiter sie genauso gut erledigen wie du. - Und vielleicht sogar noch besser ;-) So förderst du einerseits die Entwicklung und die Motivation deiner Mitarbeiter und gewinnst gleichzeitig mehr Zeit für dich, weil du Aufgaben entspannt abgeben kannst.

3.     Nutze Feedback und Lob um die Motivation zu fördern

Durch den regelmäßigen Einsatz von Lob und Feedback schaffst du ein Arbeitsklima, in dem deine Mitarbeiter sich entwickeln können und gerne arbeiten. Das schafft langfristig eine hohe Zufriedenheit und steigert die Leistung und die Motivation. Allerdings nur wenn es ehrlich gemeint und gut gemacht ist.

So und jetzt viel Spaß bei der Umsetzung ;-)